- Start med hvorfor: hva er tilstanden, og hva skjer hvis dere venter?
- Bilder sier mer enn lange beskrivelser.
- Sammenlign tilbud på samme jobb.
- Vanlig og nødvendig vedlikehold kan styret bestemme selv.
- Avslutt med et tydelig forslag til vedtak.
Et enkelt oppsett
- Bakgrunn. Hva gjelder saken, og hvorfor kommer den opp nå?
- Tilstand. Hvordan ser fasaden ut, og hva skjer hvis dere venter?
- Alternativer. Hvilke metoder og leverandører er vurdert, og hva skiller dem?
- Økonomi. Hva koster det, og hvor tas pengene fra?
- Gjennomføring. Når, hvem følger opp, og hvordan varsles beboerne?
- Forslag til vedtak. Hva skal styret bestemme?
Beskriv tilstanden
Skriv kort hva dere ser: grønske på nordveggen, svarte striper under vinduene, maling som flasser. Skriv også når det sist ble vasket, og om det er noe i vedlikeholdsplanen som henger sammen med dette. Det gjør det lettere å forstå hvorfor saken er viktig.
Bruk bilder
To eller tre bilder av fasaden gjør mer enn en lang beskrivelse. Ta dem fra de samme stedene hvert år, så ser alle hvordan det utvikler seg. Har dere en inspeksjonsrapport, legg den ved.
Alternativer og metode
Skriv kort hvilke metoder som er vurdert, og hvorfor dere går for den dere anbefaler. Det kan være drone, tau, lift eller stang fra bakken, eller en blanding. Er det et alternativ å vente, skriv hva det koster å vente. Det hjelper styret, og senere generalforsamlingen, å forstå valget.
Sammenlign tilbudene
Pass på at tilbudene gjelder samme jobb. Er rigg, avsperring og rapport med i alle? Hvilken metode brukes? Er det forbehold om vær? Et billig tilbud som mangler noe, kan bli dyrt til slutt. En enkel tabell med leverandør, pris, metode, hva som er med og når de kan gjøre jobben, gjør sammenligningen tydelig.
Kan styret bestemme dette selv?
Vanlig og nødvendig vedlikehold kan styret bestemme og sette i gang selv, uansett kostnad. Fasadevask er vanlig vedlikehold. Ombygging, påbygging og andre endringer som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, krever vedtak med to tredjedels flertall på generalforsamlingen eller årsmøtet. Er dere usikre, spør forretningsfører.
Forslag til vedtak
Gjør forslaget så konkret som mulig. For eksempel:
Husk beboerne
Bestem hvem som varsler beboerne, og når. Beboerne trenger å vite når jobben skjer, at vinduene må være lukket, og om noe må flyttes fra balkongen eller parkeringen. Vi lager gjerne et ferdig skriv dere kan sende ut eller henge opp.
Vanlige spørsmål
Må vi ha flere tilbud?+
Det er lurt å sammenligne, men pass på at tilbudene gjelder samme jobb.
Kan dere levere noe til styremøtet?+
Ja. Vi kan sende bilder, tilbud og en kort forklaring av metoden og hvorfor vi anbefaler den.
Trenger vi generalforsamling?+
Ikke for vanlig vedlikehold som fasadevask. Endringer som går ut over vanlig vedlikehold krever to tredjedels flertall på generalforsamlingen.
Hvor lang bør styresaken være?+
Kort. En side med bilder og et tydelig forslag til vedtak holder for de fleste vasker.
Hva hvis noen beboere er uenige?+
De kan si fra til styret, og fremme forslag til generalforsamlingen. En god styresak med bilder gjør det lettere å forklare valget.